Asociación Hotelera y Turística de Colombia Cotelco Capítulo Antioquia (NIT 800.144.000-0)

I. Justificación Legal

Cotelco Capítulo Antioquia ha implementado esta política en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regulan la protección de datos personales en Colombia. Su objetivo es garantizar el tratamiento adecuado de los datos personales de afiliados, clientes, empleados, proveedores y otros interesados en los diferentes eventos, ferias y actividades organizadas por la asociación, incluyendo la Asamblea General de Afiliados y la Feria Colombia Travel Expo.

II. Objetivo

Esta política tiene como objetivo establecer los lineamientos para el tratamiento de datos personales en Cotelco Capítulo Antioquia, respetando los derechos de los titulares y asegurando un uso adecuado y responsable de la información.

III. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

1. Legalidad: El tratamiento de los datos personales será realizado de acuerdo con la ley colombiana, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos personales.
2. Finalidad: Los datos personales solo serán recolectados y tratados con fines legítimos, previamente informados al titular, y no serán utilizados para fines incompatibles con los inicialmente establecidos.
3. Consentimiento Informado: El tratamiento de datos personales se realizará solo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
4. Calidad: Los datos deben ser lo más exactos, completos y actualizados. Se tomarán medidas razonables para asegurar que los datos recolectados sean correctos.
5. Transparencia: El titular puede conocer en todo momento el tratamiento dado a sus datos, así como el responsable del tratamiento de los mismos.
6. Acceso Restringido: Los datos personales solo serán utilizados dentro de los límites autorizados por el titular y serán accesibles únicamente al personal autorizado.
7. Seguridad: Cotelco Capítulo Antioquia adoptará medidas físicas, tecnológicas y administrativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, alteraciones, pérdida o destrucción.
8. Confidencialidad: Todos los datos personales serán tratados con estricta reserva.
9. Responsabilidad: Cotelco Capítulo Antioquia será responsable de la correcta gestión y tratamiento delos datos personales, asegurando que se cumpla con todos los principios establecidos en esta política.
10. Protección Especial de Datos Sensibles Solo se tratarán datos sensibles cuando sea necesario, y con el consentimiento expreso e informado del titular, siempre que no se trate de un tratamiento prohibido por la ley.

IV. Derechos de los Titulares

Cotelco Capítulo Antioquia reconoce los siguientes derechos a los titulares de datos personales:

• Acceder a su información personal.
• Actualizar sus datos cuando se hayan producido variaciones.
• Rectificar los datos que resulten inexactos o incompletos.
• Solicitar la cancelación o supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en caso de infracciones a la ley.

V. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Cotelco Capítulo Antioquia tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Gestión de Eventos: Registrar, gestionar y actualizar los datos necesarios para la participación en eventos, ferias y actividades presenciales o virtuales organizados por Cotelco Capítulo Antioquia.
2. Envío de Comunicaciones: Proporcionar información relevante sobre productos, servicios, actividades, eventos o ferias organizadas por Cotelco Capítulo Antioquia y/o sus aliados.
3. Difusión en Medios: Publicar fotografías, videos y otros registros de los eventos en la página web y redes sociales de Cotelco Capítulo Antioquia, exclusivamente para la promoción de sus actividades y servicios.
4. Relación Comercial y Contractual: Cumplir con las obligaciones contractuales y gestionar las relaciones comerciales con empleados, proveedores y otros terceros.
5. Encuestas y Satisfacción del Cliente: Realizar encuestas y estudios para mejorar los servicios y conocerlas necesidades de los titulares.

VI. Políticas Específicas por Áreas

• Gestión del Recurso Humano: Los datos personales recolectados antes, durante y después de la relación laboral serán tratados de acuerdo con los fines administrativos, legales y contractuales aplicables.
• Datos de Asociados: La información de los asociados se tratará de conformidad con las normas del Código de Comercio y otras disposiciones vigentes. Los datos se utilizarán para la gestión de la relación asociativa, el envío de información relevante y la participación en las actividades organizadas por Cotelco Capítulo Antioquia.
• Datos de Proveedores: Se recolectarán y tratarán datos necesarios para la selección, evaluación y ejecución de contratos. La información podrá ser compartida con entidades gubernamentales o terceros autorizados por la ley, especialmente para cumplir con las obligaciones fiscales, legales y contractuales.
• Datos de Clientes: Los datos personales recolectados de los clientes serán tratados para la gestión comercial, el envío de información relevante, la evaluación de servicios y el cumplimiento de contratos.
• Datos de Asistentes: Los datos personales recolectados de los asistentes a eventos, ferias y actividades organizadas por Cotelco Capítulo Antioquia serán tratados para gestionar la inscripción, el acceso, la asignación de recursos, y la difusión de información relacionada con los eventos.

VII. Registro Nacional de Base de Datos (RNBD)

Cotelco Capítulo Antioquia, como sociedad sin ánimo de lucro, no está obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), ya que no cumple con el umbral de más de 100,000 Unidades de Valor Tributario (UVT) en activos, según lo establecido en la normativa vigente.

No obstante, Cotelco Capítulo Antioquia se compromete a cumplir con todas las disposiciones legales relacionadas con la protección de los datos personales y a garantizar la seguridad y confidencialidad de los mismos.

VIII. Vigencia de la Base de Datos

Cotelco Capítulo Antioquia mantendrá los datos personales en sus bases de datos mientras sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, conforme a la legislación aplicable y los principios de esta política.

Una vez que los datos ya no sean necesarios para dichos fines, Cotelco Capítulo Antioquia procederá a su eliminación o bloqueo conforme a las normas de protección de datos, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación durante un plazo mayor.

IX. Procedimientos para el Ejercicio de Derechos

Cotelco Capítulo Antioquia ofrece los siguientes canales para la recepción de consultas y reclamos:

• Correo electrónico: comunicaciones@cotelcoac.org
• Teléfono: 315 411 1414
• Dirección: Calle 6Sur 43A # 256, Medellín, Antioquia

Procedimiento para Consultas:
Las consultas de los titulares sobre el tratamiento de sus datos serán respondidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.

Procedimiento para Reclamos:
Los reclamos deberán incluir la identificación del titular, una descripción de los hechos, y la dirección para notificaciones. Cotelco Capítulo Antioquia responderá a los reclamos en un plazo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando sea necesario.

X. Responsables y Encargados de la Información

La Dirección Ejecutiva de Cotelco Capítulo Antioquia es responsable general de la custodia de los datos, con los siguientes encargados por área:

XI. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores

Cotelco Capítulo Antioquia evitará, en la medida de lo posible, el tratamiento de datos sensibles. En caso de que el tratamiento sea necesario, se requerirá autorización explícita del titular. Asimismo, los datos de menores serán tratados únicamente con el consentimiento de sus representantes legales.

XII. Modificaciones a la Política

Cotelco Capítulo Antioquia se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones se notificarán a los titulares de los datos con diez (10) días hábiles de antelación mediante la página web.

XIII. Ley Aplicable y Vigencia

Esta política se regirá por las leyes de la República de Colombia. Cotelco Capítulo Antioquia mantendrá vigente esta política mientras subsista una relación legal o contractual con el titular de los datos, o hasta que los datos deban ser eliminados según la ley aplicable.

XIV. Terminología

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, comorecolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales porcuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento desus datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.